Boletín de investigación
Áreas de oportunidad en el proceso de entrega-recepción en la federación y CDMX
T. Contabilidad y Auditoría Gubernamental
MGPBA., M.D.F. y L.D. Carlos Lojero Ruaro
Presentación
El presente boletín de investigación es un análisis del proceso de entrega-recepción que se lleva a cabo dentro de las dependencias de la administración pública federal y de la Ciudad de México (CDMX), el cual se configura una vez que una persona servidora pública obligada concluye con su empleo, cargo o comisión.
El objetivo principal de este boletín consiste en fortalecer los procesos de entrega-recepción y lograr que se implementen acciones de mejora para dar certeza a las personas titulares de las dependencias y unidades administrativas que se desempeñan dentro de la administración pública. Se busca lo anterior al identificar las etapas sustantivas del proceso, los elementos y conceptos que lo integran y las posibles situaciones que se presentan por motivo de la revisión y congruencia entre todo aquello que se reporta y lo que se comprueba mediante las revisiones que realizan las personas servidoras públicas que reciben.
1. Introducción
La entrega-recepción que analiza este boletín se puede definir como el proceso administrativo, de interés público y de cumplimiento obligatorio, mediante el cual una persona servidora pública, que ha concluido con sus funciones derivadas del empleo, cargo o comisión que le fue conferido, hace formal entrega del despacho a su cargo y de las obligaciones y derechos que de ellos se derivan a la persona servidora pública entrante o la que se quede en funciones como encargada.
En ese sentido, el proceso de entrega-recepción se conforma de toda aquella documentación e información financiera, presupuestal, contable y administrativa necesaria para rendir cuentas: la estructura orgánica, el marco jurídico de actuación, los recursos humanos y materiales, bienes muebles e inmuebles, situación programática y presupuestal, presupuesto para programas especiales, estados financieros, obras públicas, derechos y obligaciones, archivos, datos de acceso en general y contraseñas a los portales electrónicos, suscripciones o servicios a través de Internet, asuntos en trámite e informe de gestión, etc., de manera que, una vez concluido el despacho de la persona servidora pública saliente, la administración púbica continúe operando con la planeación, organización, integración, dirección y control de los recursos humanos, financieros y materiales necesarios para el cumplimiento de sus funciones, logrando que exista una continuidad en los procesos administrativos que hacen posible la correcta operación de la dependencia o unidad administrativa según corresponda. Dicha continuidad debe ser formalizada con la celebración del Acta Administrativa de Entrega-Recepción, que se integra con todo el soporte documental necesario para dar cuenta de la situación actual de la administración en el momento en que las personas titulares obligadas dejan su empleo, cargo o comisión.
Es importante mencionar que las personas servidoras públicas que tienen la obligación de llevar a cabo el proceso de entrega-recepción se encuentran determinadas por la legislación aplicable en cada nivel de gobierno, por lo que, para el presente boletín de investigación, se analizará lo correspondiente al orden federal y al local de la CDMX en sus respectivos ámbitos de competencia y a las personas servidoras públicas que, por la naturaleza e importancia de las funciones a su cargo, quedarán sujetas a las disposiciones legales aplicables, situación que deberá estar debidamente justificada y que deberá hacerse del conocimiento oportuno del Órgano Interno de Control (OIC) de que se trate.
Por un lado, a nivel federal, encontramos sustantivamente como instrumentos jurídicos reguladores del proceso al Acuerdo por el que se establecen las bases generales para los procedimientos de rendición de cuentas, individuales e institucionales, de la Administración Pública Federal, y los Lineamientos Generales para la regulación de los procedimientos de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal (Lineamientos generales), publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF) en fecha 5 de junio y 11 de julio de 2023, respectivamente, en los cuales se determina que los sujetos obligados a realizar este procedimiento administrativo son:
[Todas aquellas…] personas servidoras públicas con nivel de Titular de dependencia, entidad y de las empresas productivas del Estado, hasta las personas servidoras públicas con nivel de Director General, que se encuentren en los grupos jerárquicos "G", "H", "J" y "K" de conformidad con el Acuerdo mediante el cual se expide el Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, que se ajustan al Tabulador de sueldos y salarios con curva salarial de sector central [publicado en el DOF en fecha 31 de mayo de 2023]; asimismo, comprende los niveles que se ajustan a un Tabulador de sueldos y salarios con curva salarial específica, y a los equivalentes en las empresas productivas del Estado, incluyendo a las personas Titulares de las Unidades de Administración y Finanzas, Titulares de los Órganos Internos de Control, de las Unidades de Responsabilidades… (artículo 41.° de Lineamientos generales)
De la misma manera, el citado artículo refiere:
Las personas servidoras públicas de niveles inferiores a los descritos [… quedarán sujetas…], siempre que estén a cargo de administrar o manejar fondos, bienes o valores públicos; y para el caso de directores, cuando así lo determine la persona titular de la dependencia o entidad, o empresa productiva del Estado correspondiente, por la naturaleza e importancia de la función pública que desempeñan...
Por otro lado, en el ámbito de la CDMX, el proceso de entrega-recepción se encuentra regulado por la Ley de entrega-recepción de los recursos de la administración pública de la Ciudad de México, y por el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la observancia de la Ley de Entrega Recepción de los Recursos de la Administración Pública de la Ciudad de México, publicados en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México en fecha 13 de marzo de 2022 y 8 de junio de 2023, respectivamente. El artículo 3.° de la primera refiere que los sujetos obligados a realizar este proceso administrativo son:
El Jefe de Gobierno de la Ciudad de México, [… las personas] titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Político Administrativos [(actualmente alcaldías)], Órganos Desconcentrados y Entidades; así como sus subordinados con nivel de subsecretario, Director General, Director de Área, Subdirector, Jefe de Unidad Departamental y [… las personas servidoras públicas] que ostenten un empleo, cargo o comisión, con niveles homólogos o equivalentes a los referidos.
De tal forma, al haber quedado establecido quiénes son los sujetos obligados a la entrega y recepción, resulta necesario analizar en el presente boletín la ejecución de los procesos de entrega-recepción regulados a nivel federal y local de la CDMX, a fin de realizar una retroalimentación de las áreas de oportunidad para fortalecer las etapas sustantivas de la transición de los recursos materiales, financieros y humanos para que se efectúen de manera ordenada, transparente, confiable y eficiente y permitan dar certeza jurídica y administrativa a las personas servidoras públicas entrantes o a las que queden en funciones en el ejercicio de sus atribuciones.
2. Desarrollo
El proceso de entrega-recepción a nivel federal y local está integrado por una serie de etapas sustantivas que tienen como objetivo garantizar la continuidad de la función pública y de gestión de manera ordenada, precisa y formal de los bienes, derechos y obligaciones de la persona servidora pública en carácter de titular de una dependencia o unidad administrativa.
2.1. Proceso de entrega-recepción a nivel federal
El proceso administrativo en el ámbito federal comienza formalmente una vez que la persona servidora pública obligada concluye con su empleo, cargo o comisión, e inicia con la preparación del procedimiento de rendición de cuentas individual, en un plazo que no exceda de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente de la separación del cargo e informando este hecho por escrito al OIC o a la Unidad de Responsabilidades de las empresas productivas del Estado (UR), en el ámbito de su competencia y según corresponda.
Posteriormente, procederá a realizar el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual, la cual se estructura con los apartados mínimos y contenidos siguientes:
- Introducción: “nombre de los participantes y sus cargos, así como medios de contacto tanto el domicilio particular, como el correo electrónico personal [… de la persona que entrega], a efectos de poder ser [… requerida] de cualquier tema relacionado con el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual” (fracción I del artículo 48.° de Lineamientos generales). Es importante mencionar que las personas servidoras públicas que intervienen en el proceso son: la persona servidora pública que entrega, la que recibe, la responsable del archivo de la unidad administrativa a la cual estaba adscrita la persona servidora pública saliente, y la persona representante del OIC.
- Marco jurídico de actuación: instrumentos jurídicos que asignan y regulan las facultades específicas de la dependencia o unidad administrativa que se entrega y que organizan su campo de actuación.
- Situación programática: planeación y avance de las acciones y compromisos anuales para el cumplimiento de los programas y acciones a cargo de la dependencia o unidad administrativa, especificando las estrategias, líneas de acción, periodos de cumplimiento, metas y gestión de recursos para la ejecución de los programas.
- Situación presupuestaria: documentos relativos al presupuesto aprobado, modificado, comprometido, devengado y ejercido, así como el disponible.
- Estados financieros: relación de todos los estados financieros correspondientes al ejercicio fiscal del que se trate.
- Situación de los recursos financieros: documentos relacionados con los ingresos estimados y reales, cuenta pública, deuda pública, cartera vencida, cuentas bancarias y de inversión, fondos, valores en custodia, contenido de cajas fuertes y listado de pagos pendientes, corte de formas valoradas, conciliaciones bancarias y arqueo de cajas, etc. En su caso, se deben señalar saldos y responsables de la expedición de cheques, vales y dinero.
- Situación de los recursos materiales: especificar y adjuntar inventarios de bienes muebles e inmuebles, bienes incautados y existencia de almacén; relación de bienes bajo custodia y resguardo de la persona servidora pública saliente, especificando número de inventario, tipo de aparato, marca y serie; asimismo, cuando sea el caso, se deberán incluir los sistemas de información, comunicación y software, así como los procesos adquisitivos pendientes y en proceso.
- Situación de estudios y/o proyectos: describir los programas y proyectos, lo mismo que el registro de los avances e informes de evaluación y presupuesto, en el ámbito de su competencia.
- Situación de las obras públicas en proceso: incluir el programa anual, relación de obras públicas y servicios relacionados con las mismas; documentación que deberá estar soportada con la información correspondiente a los recursos y adjudicación, al igual que el avance físico y presupuestal de la obra.
- Situación de contratos o convenios vigentes o en proceso: adjuntar toda aquella información referente a los contratos, convenios y acuerdos de coordinación, especificando nombre del documento, dependencias participantes, el total de los recursos comprometidos, inversión convenida y los contratos de fideicomiso.
- Situación de los recursos humanos: “estructura orgánica, en su caso, la de las personas servidoras públicas sujetas a la Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal o a otros servicios de carrera establecidos legalmente” (fracción XI del artículo 48.° de Lineamientos generales); así como personal comisionado entre unidades o dependencias administrativas y organismos auxiliares, incluyendo los tabuladores de sueldos autorizados.
- Situación de juicios o asuntos jurisdiccionales: relación de procesos que detalle tipo de juicio, autoridad que conoce del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra.
- Informe de los asuntos a su cargo y el estado que guarden: este apartado consiste en un escrito en el que se describen los asuntos a cargo de la persona servidora pública saliente, el cual debe contener un informe detallado de su oficina al inicio de su gestión, de las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, así como de las actividades en trámite y por último el estatus de la oficina actualizado a la fecha de retiro o término de su gestión.
- Las observaciones de auditorías practicadas: relación de observaciones o solventaciones de auditorías o evaluaciones en proceso de atención, así como la relación de observaciones con presunta responsabilidad administrativa, resarcitoria por daño patrimonial y disciplinaria, así como de procedimientos administrativos de responsabilidades por faltas administrativas graves o no graves realizadas por algún ente fiscalizador.
- Informe sobre el cumplimiento de las obligaciones: se refiere a los instrumentos jurídicos que generen derechos u obligaciones que deba cumplir o exigir la unidad administrativa, tales como contratos, convenios y acuerdos; asimismo, la relación de las solicitudes de información, de conformidad con la Ley General y la Ley Federal en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Relación de archivos a cargo y documentación soporte: relación de documentos históricos, de trámite, de concentración, bibliohemerográficos, así como el listado de información reservada y confidencial que esté relacionada con las facultades que por normativa le competan (al área que se entrega), de conformidad con las disposiciones aplicables.
- Otros hechos: este apartado permite informar los elementos adicionales que se consideren necesarios para la gestión de la persona servidora pública que recibe, así como los que determinen las personas titulares de las dependencias y organismos auxiliares. Se pueden incluir llaves, credenciales, gafetes, renuncia, comprobaciones de caja fuerte, cancelación de claves y contraseñas de sistemas informáticos, firmas o sellos electrónicos, tarjetas de estacionamiento, entrega física de radios y celulares con chip, o cualquier otro hecho o circunstancia que no aplique en algún inciso de los mencionados anteriormente.
- Cierre del acta.
Es indispensable precisar que los apartados descritos son aplicables según el nivel y rango, dependencia o unidad administrativa, por lo que se incluirán aquellos que únicamente sean materia del proceso de entrega-recepción, bajo estricta responsabilidad de la persona servidora pública saliente.
El artículo 49.° de Lineamientos generales señala: “En el contenido del Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual, la persona servidora pública saliente anexará su renuncia, o en su caso hará constar el motivo de su separación en la titularidad del empleo, cargo o comisión”.
Una vez estructurada el acta, la persona servidora pública saliente remitirá solicitud por escrito a la persona titular del OIC o de la UR para solicitar la revisión de ésta, así como la designación de los representantes que participarán en el procedimiento.
Por consiguiente, la persona servidora pública saliente procesará y presentará el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual por medio del Sistema de Entrega-Recepción y Rendición de Cuentas (SERC), que es la herramienta tecnológica de la administración pública federal utilizada para automatizar el registro de los procedimientos de rendición de cuentas institucionales e individuales y que utiliza un usuario y contraseña asignados por el OIC que permiten el llenado de formatos y el procesamiento de los informes de gestión gubernamental y las actas administrativas de entrega-recepción.
Una vez procesado el procedimiento en el SERC, de acuerdo con el artículo 53.° de Lineamientos generales, el acta:
Deberá suscribirse por la persona servidora pública que entrega y la que recibe, la persona representante del Órgano Interno de Control, la persona designada por la Coordinación General de Órganos de Vigilancia y Control o la persona representante de la Unidad de Responsabilidades de las empresas productivas del Estado, según corresponda, y por dos personas servidoras públicas en calidad de testigos, previo registro en el SERC, utilizando para ello su usuario y contraseña.
Es importante precisar que los documentos anexos que sean soporte documental de los apartados que integran el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual, en línea con el artículo 52.° de Lineamientos generales:
No se registrarán en el SERC y sólo se conservarán en dispositivos ópticos no regrabables, que deberán ser etiquetados y rubricados por las personas servidoras pública saliente y entrante, y por las y los testigos, dejando constancia de ello en el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual y entregándose una copia de los mismos a las personas servidoras públicas entrante y saliente, a la unidad administrativa a la cual estaba adscrita la persona servidora pública saliente para su archivo, así como al Órgano Interno de Control o a la Unidad de Responsabilidades de las empresas productivas del Estado, según corresponda, dentro de un plazo no mayor a dos días hábiles posteriores a la firma del Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual en el SERC.
Finalmente, una vez concluida la última etapa del proceso, la persona servidora pública entrante verificará el contenido del Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual, considerando un plazo máximo de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se firme en el SERC la entrega-recepción. Durante ese periodo, en consonancia con el artículo 55.° de Lineamientos generales:
La persona servidora pública saliente así como todas aquellas personas servidoras públicas que hayan contribuido con [la generación de] información para el Acta Administrativa de Entrega-Recepción Individual correspondiente, podrán ser requeridas, por escrito, […] para que realicen las aclaraciones o proporcionen la información adicional que se les solicite, no excediéndose de diez días hábiles contados a partir del día siguiente de su notificación para brindar la respuesta correspondiente.
2.2. Proceso de entrega-recepción en la CDMX
Ahora bien, por lo que se refiere al proceso de entrega-recepción en la administración pública de la CDMX, la persona servidora pública saliente deberá solicitar la intervención del OIC 30 días antes de que concluya su empleo, cargo o comisión, con la finalidad de que el acta de entrega-recepción sea formalizada en un plazo que no exceda los 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente de la separación del empleo, cargo o comisión.
La persona servidora pública deberá integrar el Acta Administrativa de Entrega-Recepción con los apartados e información siguientes:
- El informe del estado de los asuntos a su cargo: de acuerdo con el artículo 15.° de la Ley de entrega-recepción de los recursos de la administración pública de la Ciudad de México (Ley de entrega-recepción), debe contener una “descripción de la situación de su oficina a la fecha de inicio de su gestión; de las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, así como de las actividades que no se han concluido y por último la situación de la oficina en la fecha de retiro”.
- Estructura orgánica: organigrama de la dependencia o unidad administrativa que haya sido autorizado por el dictamen de la estructura orgánica correspondiente.
- Marco jurídico de actuación: enunciar todas aquellas leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos, manuales de organización, procedimientos y demás normatividad aplicable, que determine y regule las facultades y atribuciones de la dependencia o unidad administrativa sujeta a la entrega-recepción.
- Recursos humanos: plantilla del personal actualizada; relación del personal sujeto a pago de honorarios; la relación del personal con licencia, permiso o comisión; en todos los casos se debe especificar el nombre de la persona servidora pública, importe mensual de sueldo u honorarios según sea el caso, y la descripción de actividades. Asimismo, cuando se trate de comisión, se debe precisar el área a la que está comisionada y el periodo de ausencia.
- Situación programática: actividades a través de las cuales se pretende alcanzar los objetivos específicos establecidos en el Programa Operativo Anual (POA) del ejercicio, precisando el estado en el que se encuentran las acciones, así como las líneas de acción pendientes a realizar para el cumplimiento de los proyectos y metas conforme a la planeación programada.
- Situación presupuestal: documentos relativos al presupuesto autorizado, ejercido, comprometido, disponible y metas relacionadas conforme al presupuesto anual del ejercicio.
- Presupuesto para programas especiales: informe analítico del presupuesto anual correspondiente al programa, con las especificaciones de los montos ejercidos, así como el presupuesto disponible por ejercer.
- Estados financieros: estados contables ubicados en los libros y registros de contabilidad, balance general, estado de resultados, estado de origen y aplicación de fondos.
- Recursos financieros: adjuntar y describir los documentos relativos al presupuesto autorizado, ejercido, comprometido, disponible y metas relacionadas; ingresos estimados y reales, recursos federales, cuenta pública, deuda pública, cartera vencida, cuentas bancarias y de inversión, fondos, valores en custodia, contenido de cajas fuertes y listado de pagos pendientes, corte de formas valoradas, conciliaciones bancarias, y arqueos de caja; entre otros, expedidos por las áreas facultadas, de conformidad con la normatividad aplicable.
- Obras públicas: incluir el inventario de obras por tipo de inversión, relación de anticipos de obras pendientes de amortizar y relación de inventario de desarrollo social por tipo de inversión. En todos los casos, se debe precisar el nombre de la obra y ubicación; a su vez, se debe especificar la localidad y metas, inversión autorizada, ejercida y por ejercer, y el porcentaje de avance físico y financiero, así como la modalidad de adjudicación.
- Derechos y obligaciones: relación de instrumentos jurídicos que generen derechos u obligaciones que deba cumplir o exigir la unidad administrativa, tales como contratos, convenios, acuerdos y anexos, concesiones, fideicomisos, condiciones generales de trabajo, seguros, y fianzas, entre otros.
- Recursos materiales: en línea con la fracción IV del artículo 18.° de la Ley de entrega-recepción, debe incluir la integración de los siguientes informes por unidad administrativa responsable:
- Relación de mobiliario y equipo de oficina resguardado.
- Relación de equipo de transporte y maquinaria.
- Relación de equipo de comunicación.
- Relación de los bienes inmuebles, señalando los datos del Registro Público de la Propiedad y de Comercio (RPPC), descripción del bien, tipo de predio, alcaldía, ubicación y el uso actual que se da al bien inmueble.
- Relación de inventario de almacén.
-
Relación de archivos: esta sección describirá de manera específica las siguientes relaciones:
- De archivos por unidad administrativa, especificando sus títulos, expedientes, la ubicación y el número correspondiente de inventario del archivo.
- De libros del Registro Civil y sus duplicados.
- De archivos por secciones, relacionados con el RPPC.
- Del Archivo General de Notarías.
- De protocolos en poder de notarios.
- De archivos históricos de la CDMX.
- Asuntos en trámite: enunciar los asuntos de carácter jurisdiccional que son atendidos por el área, de los cuales se deberá precisar el tipo de procedimiento, autoridad que conoce del procedimiento y el estado procesal en que se encuentra.
- Informe de gestión: reportes sobre el cumplimiento de obligaciones derivadas de los instrumentos jurídicos referidos en el apartado de derechos y obligaciones; avance del presupuesto y programas anuales de metas y proyectos pendientes; descripción del estado en que se recibió y en el que se entrega la dependencia o unidad administrativa.
-
Otros hechos: integrar el soporte documental de las siguientes relaciones:
- De asuntos pendientes de resolver con su respectiva descripción.
- De formas oficiales.
- De toda clase de suscripciones, identidades o accesos a portales electrónicos por medio de usuarios y contraseñas.
- De observaciones o solventaciones de auditorías o evaluaciones en proceso de atención, realizadas por entes fiscalizadores.
- Cierre del acta.
Una vez conformada el acta, la persona servidora pública saliente solicitará a la persona titular del OIC la revisión del proyecto de Acta Administrativa de Entrega-Recepción para que emita las observaciones correspondientes. Asimismo, se determinará la fecha en la que se llevará a cabo el acto, la cual será notificada a la persona servidora pública saliente para que proceda a informarle a la persona servidora pública que recibe.
Una vez enteradas las partes involucradas en el proceso administrativo, la persona servidora pública que recibe designará una comisión integrada por cuatro personas servidoras públicas con conocimiento del área por entregarse, para que, una vez que se proporcione la información que contiene el estado de los asuntos relacionados con los recursos financieros, humanos y materiales, en medios ópticos digitales (validados, firmados y no regrabables), sea validada conforme a lo señalado en el Acta Administrativa de Entrega-Recepción correspondiente, a efecto de dar continuidad a la gestión pública.
La persona servidora pública saliente iniciará, en la fecha y hora establecidas a más tardar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que surta efectos el acto por el que se separa de su cargo, el acto formal por medio del cual entrega, a la persona servidora pública que recibe, el informe de su gestión realizada y el Acta Administrativa de Entrega-Recepción, en la que conste el estado que guarda la administración, contenidos en un solo documento, el cual será firmado por cuadruplicado y el acto se realizará ante un representante del OIC respectivo, con la asistencia de dos testigos que podrán ser nombrados por ambos servidores públicos.
Una vez concluido el proceso de entrega-recepción, la persona servidora pública que recibe, en un término de 15 días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega-recepción, verificará el contenido del acta correspondiente. Durante dicho lapso, la persona servidora pública saliente podrá ser requerida para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que se le solicite; sin embargo, si se detectan irregularidades en los documentos y recursos recibidos, dentro de un término de máximo 40 días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega-recepción, la persona servidora pública que recibe deberá hacerlas del conocimiento por escrito al OIC de la dependencia, entidad u órgano político-administrativo (actualmente alcaldía) de que se trate, a fin de que la persona servidora pública saliente sea requerida y proceda a su aclaración. En tal caso, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la recepción del escrito, se citará a las personas servidoras públicas entrante y saliente, a efecto de solicitarles las aclaraciones pertinentes y que se proporcione la documentación que, en su caso, resultare faltante.
2.3. Análisis de semejanzas y diferencias entre procesos
Una vez expuestos los procesos de entrega-recepción que son ejecutados a nivel federal y local en la CDMX, a continuación es posible observar semejanzas y diferencias que de forma analítica se proporcionan en el presente a fin de considerarse como mecanismos que mutuamente fortalezcan los procesos que se celebren al interior de cada área:
Introducción
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Estructura orgánica
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El apartado presenta diferencias, toda vez que, a nivel federal, la normatividad aplicable no establece que se deba incluir la estructura orgánica de la unidad o dependencia administrativa como primer punto, ya que lo solicita en el apartado “Situación de recursos humanos”. En la CDMX, en los anexos adjuntos a la guía para la elaboración del acta, la introducción no está establecida como apartado, sino únicamente como una formalidad de inicio. |
Marco jurídico de actuación
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Marco jurídico de actuación
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
Situación programática
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Situación programática
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
Situación presupuestaria
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Situación presupuestal
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
Estados financieros
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Estados financieros
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
Situación de los recursos financieros
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Recursos financieros
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El apartado es semejante; sin embargo, la legislación en la CDMX detalla más ampliamente la documentación que integra este apartado. |
Situación de los recursos materiales
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Recursos materiales
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
Situación de estudios y/o proyectos
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Presupuesto para programas especiales
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Tiene como semejanza el contenido de la información, pero la denominación del apartado es diferente. |
Situación de las obras públicas en proceso
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Obras públicas
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El apartado es semejante; sin embargo, la legislación en la CDMX detalla más ampliamente la documentación que lo integra. |
Situación de contratos o convenios vigentes o en proceso
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Derechos y obligaciones
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Tiene como semejanza el contenido de la información, pero la denominación del apartado es diferente. |
Situación de los recursos humanos
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Recursos humanos
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El soporte documental que integra el apartado es semejante; no obstante, a nivel federal se incluye la estructura orgánica. |
Situación de juicios o asuntos jurisdiccionales
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Asuntos en trámite
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Tiene como semejanza el contenido de la información, pero la denominación del apartado es diferente. |
Informe de los asuntos a su cargo y el estado que guarden
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Informe de gestión
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Tiene como semejanza el contenido de la información, pero la denominación del apartado es diferente. |
Las observaciones de auditorías practicadas
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No se considera. | La regulación del procedimiento de entrega-recepción en la CDMX no considera el apartado; sin embargo, en “Otros hechos” precisa que deben incluirse los asuntos pendientes por resolver, por lo que se estima que dicha información puede ser considerada dentro del mismo. |
Informe sobre el cumplimiento de las obligaciones
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No se considera. | La regulación del procedimiento de entrega-recepción en la CDMX no considera el apartado; sin embargo, en “Otros hechos” precisa que deben incluirse los asuntos pendientes por resolver, por lo que se estima que dicha información puede ser considerada dentro del mismo. |
Relación de archivos a cargo y documentación soporte
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Relación de archivos
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El apartado es semejante; sin embargo, la legislación en la CDMX detalla más ampliamente la documentación que integra este apartado. |
Otros hechos
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Otros hechos
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Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. La legislación local agrega que dentro de este apartado deben considerarse todos los asuntos y procesos pendientes de atender. |
| Cierre del acta. | Cierre del acta. | Apartados semejantes en cuanto a estructura y contenido. |
3. Conclusiones
La administración pública es la actividad del Estado que funciona de manera continua, con la finalidad de satisfacer las necesidades de la sociedad y promover el interés colectivo, por lo que todas las personas servidoras públicas en el ejercicio de sus funciones deben actuar dentro del marco jurídico según su empleo, cargo o comisión.
Por tal motivo, una vez analizada la importancia del acto jurídico del proceso de entrega-recepción, se puede apreciar que, si bien es cierto que existen diversos ordenamientos jurídicos que regulan las etapas, protocolos y formalidades, así como a las personas servidoras públicas intervinientes dentro de este proceso administrativo, es necesario resaltar lo siguiente:
- Los ordenamientos jurídicos que determinan los procesos de entrega-recepción descritos en el presente boletín son los únicos que prescriben las etapas y especificaciones que deben seguirse en el proceso tanto a nivel federal como en la CDMX. Como puede apreciarse, es necesario fortalecerlos, de manera que permitan dar mayor certeza y solidez en la ejecución y cumplimiento del mismo, sobre todo en el ámbito federal, pues el marco normativo únicamente cuenta con normativa a nivel de lineamientos que particularizan y detallan el proceso de entrega-recepción, sin que se deriven de un ordenamiento de mayor jerarquía como una ley, como es el caso de la regulación de la CDMX; sin embargo, en este último caso, se requiere aterrizar a mayor detalle la aplicación los conceptos enunciados en la ley.
- El proceso de entrega-recepción a nivel federal utiliza una herramienta tecnológica denominada SERC, la cual fortalece el proceso administrativo en materia de control y organización de la documentación, utilizando una clave de usuario y contraseña que permite el llenado de formatos y el procesamiento de la información que elaboran las personas servidoras públicas al separarse de su empleo, cargo o comisión.
No obstante lo anterior, la condición de no incluir en el SERC los documentos anexos que integran el acta administrativa y que sean entregados por medio de dispositivos ópticos no regrabables genera cierto grado de incertidumbre, por lo que se propone que, dentro de los sistemas tecnológicos utilizados como herramientas automatizadas para este proceso administrativo, sea posible la carga y descarga de los documentos anexos, a fin de contar con el soporte documental respaldado ante cualquier eventualidad. -
La regulación del proceso de entrega-recepción a nivel federal considera la renuncia de la persona servidora pública saliente como parte del soporte documental del Acta Administrativa de Entrega-Recepción; o bien, en caso de no existir renuncia, requiere explicar el motivo de su separación de la titularidad del empleo, cargo o comisión. En la legislación de la CDMX, se regula la integración de una comisión de personas servidoras públicas encargada de la transferencia de los documentos e informes que contienen los estados de los asuntos relacionados con los recursos financieros, humanos y materiales.
Ambas circunstancias fortalecen la continuidad y no interrupción de la actividad administrativa; sin embargo, en ninguna de las dos normativas se incluye la existencia de “Constancias de No Adeudo”, las cuales tendrían que ser documentos emitidos por las autoridades competentes, con la finalidad de acreditar que la persona servidora pública saliente carece de adeudos económicos, patrimoniales o documentales con las distintas áreas de la administración pública que correspondan, tales como comprobación de recursos, combustibles, documentos bibliográficos y hemerográficos, por mencionar algunos. Para este supuesto, las constancias tendrían que ser solicitadas por la persona servidora pública saliente ante las autoridades que administren los recursos. Lo anterior tiene por objetivo fortalecer la transparencia y certeza jurídica del proceso de entrega-recepción, al delimitar las responsabilidades de la persona servidora pública saliente en caso de encontrarse con algún adeudo en el ejercicio de sus funciones.
Finalmente, podemos concluir, del análisis realizado en el presente boletín, que los procesos de entrega-recepción realizados en la administración pública deben ser claros y específicos para fomentar una correcta transferencia de recursos y brindar continuidad a las funciones y objetivos del empleo, cargo o comisión según corresponda, a fin de fortalecer la transparencia y rendición de cuentas como pilares imprescindibles de la administración pública. Lo anterior no debe perder de vista que el objetivo principal de este proceso administrativo es integrar en un documento legal el conjunto de pruebas documentales, informes e indicadores sobre el estado financiero, patrimonial, económico y administrativo, con el objeto de dar cuenta clara sobre la situación y administración vigente, para facilitar la uniformidad de asuntos, obligaciones y el ejercicio derivado de las facultades, recursos y la atención de los compromisos por resolver en una gestión administrativa.
4. Referencias
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Marco_juridico_estructural_de_la_administracion_publica_federal_mexicana.pdf
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