El presente boletín tiene como objetivo abordar uno de los temas medulares en la Prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita: el conocimiento del cliente y de los terceros.
Las personas físicas y morales al vincularse con otros tienen inherentemente un riesgo que en ocasiones no es tratado, porque se considera que establecer marcos preventivos sólo incrementa costos pero pierden de vista que el vincularse con alguien “no deseado” puede tener impactos que van desde ser insignificantes hasta catastróficos.
Al establecer una relación con un cliente o proveedor se busca idealmente que todas las partes resulten ganadoras y para ello es indispensable intercambiar información, participación mutua y cuidarse unos a otros. Lo anterior permitirá dar transparencia y seguridad a las operaciones y sobre todo brindará la confianza que deriva de conocerse.
Ante lo anterior surgen diversas preguntas: ¿cómo iniciar el conocimiento de mis clientes o proveedores?, ¿qué y cómo recolecto y trato sus datos?, ¿cómo analizar la información?, ¿será importante revisar listas sancionadas y fuentes públicas para tener algún elemento que confirme los datos proporcionados por el cliente o proveedor?, entre otras.
Deseamos que este boletín sirva como un elemento de orientación y logre transmitir la importancia de la debida diligencia.
Uno de los retos que tiene cualquier negocio es enfrentarse a riesgos que en ocasiones no conoce, como que todas las empresas, sin importar el giro mercantil al que se dedican, son apetecibles para los lavadores de dinero; de ahí la importancia de establecer medidas preventivas que les permitan identificar los riesgos a efecto de administrarlos de forma eficiente, lo que coadyuva a que el negocio crezca de forma segura.
En este trabajo de investigación hablaremos de la importancia de realizar un buen conocimiento de cada cliente y de los terceros con quienes se vincula el negocio. Es importante estar conscientes de que el conocimiento requiere el desarrollo de una metodología con el objetivo de salvaguardar a la empresa, sus accionistas, colaboradores y terceros interesados.
Conocer al cliente o al tercero brinda confiabilidad a los accionistas, inversionistas y terceros interesados en una empresa, debido a la transparencia y seguridad jurídica en cada una de las relaciones comerciales que se establecen.
La información que se recaba durante el proceso de conocimiento del cliente y/o tercero permite determinar los riesgos inherentes que tiene la entidad de acuerdo con las características de los clientes y terceros, lo que da la oportunidad de implementar procesos o controles que sirvan como mitigantes de los riesgos detectados.
El contar con una visualización de los riesgos a los que está expuesta una entidad por las características de sus clientes o terceros se vuelve una herramienta para la toma de decisiones asertivas e informadas por parte de la Alta Dirección, tanto para determinar el apetito de riesgo como para poder establecer objetivos claros que permitan la expansión del negocio, ofrecer nuevos productos y/o servicios de acuerdo con las características de los clientes o bien llegar a otro tipo de clientes, con lo que toda esta información se convierte en una ventaja competitiva.
Conocer implica necesariamente utilizar la inteligencia empresarial, a fin de definir los métodos que, en apego a la legalidad, se utilizarán para recabar y/o extraer, analizar, resguardar y conservar la información.
Dentro de los métodos que una entidad puede utilizar para recabar y/o extraer documentación se encuentran:
Ahora bien, el valor de los datos se da en la medida en que éstos son analizados e interpretados para la toma de decisiones. Existen varios métodos de análisis que se pueden utilizar, entre los que se encuentran los siguientes:
Los indicadores que emanan del resultado del análisis de datos se vuelven el principal insumo de la entidad para conocer a los clientes y/o terceros, así como los riesgos a los que la entidad está expuesta, lo que le permite fortalecer procesos, administrar la distribución de los recursos y determinar el apetito de riesgo de la entidad, alineándolo a los planes de negocio.
El manejo de información de clientes y terceros obliga a las entidades a brindar la seguridad de que el manejo de esta información se realizará con total responsabilidad, siguiendo los principios de licitud, lealtad, finalidad, proporcionalidad, calidad, información, consentimiento, responsabilidad y seguridad de la información.
No podemos olvidar que en todo momento es importante guardar el principio de proporcionalidad de los datos, es decir, tener muy claro qué datos y documentos es necesarios recabar y cuál es el objetivo de cada uno de ellos. Para esto, las siguientes preguntas pueden ayudar a determinar qué datos solicitar:
Algunos datos que podrían recabarse, de acuerdo con el perfil del cliente o tercero, son:
Como vimos anteriormente, hay información que se obtiene directamente del cliente o tercero a través de una entrevista o cuestionarios; sin embargo, hay información que debe obtenerse de fuentes públicas, como es: identificar si los accionistas, directivos o quienes ejercen el control del cliente son Personas Políticamente Expuestas (PEP) o si están vinculados con ellas o con sanciones de OFAC (Office Foreign Asset Control u Oficina de Control de Activos Extranjeros), Unión Europea, Organización de las Naciones Unidas, si tienen referencias negativas en fuentes públicas relativas a lavado de dinero, financiamiento al terrorismo o corrupción y soborno, entre otras.
OFAC publica listas de personas y empresas de propiedad, controladas por, que actúan para o en nombre de los países objetivo; también enumera personas, grupos y entidades involucrados en terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, narcotráfico, abusos de los derechos humanos y amenazas de seguridad nacional.
Entre las listas que publica OFAC se encuentran:
Consecuencias de encontrarse incluido en las listas OFAC:
OFAC emite órdenes ejecutivas para detallar las sanciones económicas y comerciales en contra de países y regímenes extranjeros específicos que sean terroristas, traficantes internacionales de narcóticos, personas involucradas en la proliferación de armas de destrucción masiva y otros que presenten amenazas a la seguridad nacional, la política exterior o la economía de los EE. UU.
Actúa de la misma forma bajo los poderes presidenciales en tiempos de guerras y emergencias nacionales. Tiene la autoridad otorgada por legislación específica, para imponer controles sobre transacciones y congelar activos extranjeros bajo la jurisdicción estadounidense. Muchas sanciones se basan en los mandatos de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y otros mandatos internacionales que tienen alcance multilateral e implican la estrecha cooperación con gobiernos aliados.
En consecuencia, deben cumplir la normativa de la OFAC todos los ciudadanos estadounidenses y los extranjeros con residencia permanente en los Estados Unidos, con independencia de su lugar de residencia, así como todas las personas y entidades en los EE. UU. y todas las entidades constituidas en ese país y sus sucursales extranjeras, incluyendo países extranjeros que se vinculen o mantengas relaciones financieras o económicas con dicha nación.
El Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, encargado de velar por la paz y seguridad internacional, ha emitido una serie de sanciones financieras para prevenir el financiamiento al terrorismo (FT) y el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM), tales como el congelamiento de recursos, que no permite la transferencia, conversión, disposición o movimientos de fondos u activos de personas o entidades designadas en sus resoluciones:
Las instituciones financieras que mantengan vínculos con Estados Unidos deben cumplir con:
También, deben mantenerse actualizados los sistemas de detección de personas (individuos y empresas) antes de cometer una violación de las sanciones.
Cada país emite su lista de personas y países sancionados, de ahí que también podamos encontrar la Lista de Sanciones de la Unión Europea (Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions) que contiene la lista de personas, grupos y entidades que son sujetas a congelación de activos y prohibición de disposición de fondos y recursos conforme a las leyes de la Unión Europea.
En México, la Unidad de Inteligencia Financiera es quien incluye a las personas que integran la LPB, misma que se implementó a partir del 10 de enero de 2014. Esta lista fuerza a los sujetos obligados a suspender de forma inmediata la realización de todos los actos, operaciones o servicios que celebren con los clientes o usuarios que estén incluidos en esta lista.
La LPB no se encuentra en fuentes públicas, sino que cada adición, modificación o eliminación de una persona es notificada directamente al sujeto obligado, por lo que cada sujeto obligado debe elaborar su propia LPB, ya que la misma puede variar de un sujeto a otro.
Esta lista a diferencia de las anteriormente citadas está compuesta por cargos dentro de la administración pública, no contiene nombres. Es emitida por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, pero queda a cargo de la entidad la elaboración y/o adquisición de su propia lista de PEP, tomando como base la lista de cargos públicos emitida por la autoridad.
Es importante tomar en cuenta que la lista de cargos de la administración pública es enunciativa mas no limitativa, es decir, cada entidad puede incorporar otros cargos que conforme a su actividad considere que representan un riesgo y prefieran identificarlos para realizarles algún proceso de conocimiento de cliente en específico.
El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que, si la autoridad fiscal detecta un contribuyente que no cuenta con la infraestructura necesaria para prestar el servicio o comercializar bienes, así como si se encuentra como no localizado, puede presumir que ese contribuyente realiza simulación de actos, por lo que lo ingresa a esa lista, lo que implica que las entidades no deben operar con ese tipo de contribuyentes, en virtud de que presume actividades ilícitas.
Es necesario que los procesos de obtención y tratamiento de información de fuentes públicas, tanto de las listas de sanciones como de las páginas de internet, queden detallados dentro del manual de prevención y detección de operaciones con recursos de procedencia ilícita y/o en el manual de anticorrupción.
Para que el proceso sea claro, pueden tomarse como referencia los siguientes puntos:
El proceso de conocimiento de clientes o terceros no se puede entender de forma aislada; se requiere la colaboración de todas las áreas de la entidad para que el procedimiento sea eficiente y se respeten los principios de manejo de la información en todos los procesos. La obtención y tratamiento de datos requiere que todos los colaboradores entiendan la responsabilidad que conlleva el manejo de datos y documentos, por lo que el reto de la entidad es la implementación de una Cultura de Cumplimiento que asegure que tanto la obtención como el manejo de la información se encuentren alineados con los principios éticos de ésta.
Toda organización debe contar con políticas y procedimientos que otorguen los lineamientos que deben cumplir y respetar todos los colaboradores, por lo que todos los colaboradores deben conocerlos. Además, estas políticas y procedimientos se deben encontrar disponibles en todo momento para su consulta.
Una Cultura de Cumplimiento debe tomar en cuenta lo siguiente:
La información de los clientes y terceros es uno de los principales activos de cada entidad, pues le permite, con base en información objetiva, tomar decisiones. Por ello, se vuelve necesario generar información oportuna y certera, pero sobre todo útil para sus operaciones.
Los colaboradores de la entidad deben estar conscientes de las obligaciones y responsabilidades que contrae manejar datos y documentos, por tal razón es importante considerar lo siguiente:
La información de clientes y/o proveedores ofrece una ventaja competitiva para la entidad, ya que actúa como una herramienta de detección de operaciones que no corresponden con los antecedentes declarados o perfil transaccional histórico del cliente o tercero.
Si una entidad realiza un buen manejo de datos, así como un análisis eficiente de éstos, consigue una herramienta invaluable para la prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita, lo que minimiza un riesgo reputacional derivado de un posible lavado de dinero.
Si bien la entidad requiere invertir en herramientas que le permitan llevar a cabo el análisis de datos, así como en la implementación de una Cultura de Cumplimiento, esa inversión minimiza el riesgo de una pérdida de altos montos si se llegara a materializar algún supuesto de lavado de dinero, financiamiento al terrorismo y/o financiamiento a la proliferación de armas masivas.
Cámara de Diputados, 2021, Código Fiscal de la Federación, 2023, de Cámara de Diputados: https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CFF.pdf
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Mesa, Luis Felipe, 2021, 3 tipos de análisis de datos para mejorar la toma de decisiones, 2023, de Pragma: https://www.pragma.com.co/blog/3-tipos-de-analisis-de-datos-para-mejorar-la-toma-de-decisiones
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